Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của thị trường quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở thành một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Việc thành lập một công ty xuất nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường mà còn tạo ra cơ hội tiếp cận nguồn hàng phong phú và đa dạng. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động này diễn ra suôn sẻ và hợp pháp, hãy cùng ACSTAX tìm hiểu và nắm rõ các thủ tục và quy định liên quan đến việc thành lập cũng như các vấn đề cần lưu ý trong hoạt động xuất nhập khẩu.

1. Công ty xuất nhập khẩu hàng hóa là gì?

Công ty xuất nhập khẩu là loại hình doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Những công ty này không chỉ có tên riêng và sở hữu tài sản riêng mà còn được thành lập hoặc đăng ký theo quy định của pháp luật dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn, với trụ sở giao dịch rõ ràng.

Chức năng của công ty xuất nhập khẩu rất quan trọng trong việc thúc đẩy thương mại quốc tế và mở ra cơ hội kinh doanh toàn cầu. Đối với nhiều quốc gia, ngành công nghiệp xuất nhập khẩu đóng góp một phần lớn vào sự phát triển kinh tế, tạo ra việc làm và gia tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước.

Theo Điều 3 trong Nghị định 187/2013/NĐ-CP, các quy định về quyền kinh doanh xuất nhập khẩu được cụ thể hóa như sau:

• Đối với thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài: Họ có quyền xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa mà không bị giới hạn bởi ngành nghề đã đăng ký, trừ những mặt hàng nằm trong Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hoặc cấm nhập khẩu theo quy định pháp luật hiện hành.

• Chi nhánh của thương nhân: Có quyền xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa theo ủy quyền từ thương nhân chính.

• Đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty và chi nhánh của công ty nước ngoài tại Việt Nam phải tuân thủ không chỉ các quy định liên quan đến xuất nhập khẩu mà còn các quy định pháp luật khác và cam kết quốc tế mà Việt Nam đã thực hiện. Điều này bao gồm cả lộ trình do Bộ Công Thương công bố.

• Đối với hàng hóa có điều kiện xuất khẩu hoặc nhập khẩu: Ngoài việc tuân thủ các quy định chung về xuất nhập khẩu, thương nhân cần đảm bảo rằng họ thực hiện đúng các điều kiện cụ thể liên quan đến hàng hóa đó theo quy định pháp luật.

2. Thủ tục thành lập công ty xuất khẩu theo quy định

Bước 1: Chuẩn bị thông tin

Khi bắt đầu hành trình thành lập một công ty xuất nhập khẩu, việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị các thông tin cần thiết. Công ty của bạn cần phải đáp ứng những quy định pháp luật cụ thể:

• Đặt Tên Công Ty: Tên công ty phải là duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác và phải phản ánh đúng bản chất hoạt động của công ty, đồng thời phù hợp với văn hóa Việt Nam.

• Chọn Loại Hình Doanh Nghiệp: Bạn cần xác định loại hình công ty phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động, chẳng hạn như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân.

• Vốn Điều Lệ: Kê khai và đăng ký vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp, lưu ý rằng một số ngành nghề có thể yêu cầu vốn tối thiểu.

• Ngành Nghề Kinh Doanh: Xác định rõ ngành nghề kinh doanh chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

• Chỉ Công Ty: Địa chỉ đăng ký phải hợp lệ và có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp.

• Người Đại Diện Pháp Luật: Chọn một cá nhân phù hợp làm người đại diện theo pháp luật cho công ty, có thể là giám đốc hoặc tổng giám đốc.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Giai đoạn tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ đăng ký công ty, điều này rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp. Hồ sơ cần bao gồm:

• Đơn đề nghị đăng ký kinh doanh.

• Bản điều lệ công ty.

• Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).

• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đại diện và các thành viên/cổ đông.

• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập (nếu có).

• Văn bản ủy quyền cho người đại diện (nếu cần).

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn có thể nộp hồ sơ qua hai cách:

• Nộp Trực Tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

• Nộp Trực Tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, với các bước đơn giản như đăng ký tài khoản, điền thông tin và tải lên tài liệu điện tử.

Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận Giấy phép kinh doanh; nếu không, bạn sẽ nhận thông báo yêu cầu chỉnh sửa.

Bước 4: Công bố thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký trên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày để tránh bị xử phạt.

Bước 5: Xin giấy  phép xuất nhập khẩu

Tùy thuộc vào mặt hàng cụ thể, bạn sẽ cần thực hiện các thủ tục xin giấy phép xuất, nhập khẩu. Hồ sơ cần bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép.

• Bản sao giấy chứng nhận đầu tư hoặc đăng ký kinh doanh.

• Các tài liệu khác theo yêu cầu.

Quy trình cấp giấy phép thường mất từ 10 ngày làm việc.

Bước 6: Khắc con dấu pháp nhân

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần thực hiện khắc dấu pháp nhân cho công ty. Quy trình này không bị quy định cụ thể, do đó doanh nghiệp tự thực hiện.

Bước 7: Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập

Cuối cùng, bạn cần thực hiện một số bước quan trọng để đưa công ty vào hoạt động:

• Treo biển công ty tại trụ sở.

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo cho cơ quan nhà nước.

• Đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử.

• Thông báo áp dụng hóa đơn điện tử.

• Kê khai và nộp thuế môn bài đúng quy định.

• Đảm bảo góp vốn đầy đủ trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy đăng ký kinh doanh.

• Chuẩn bị các chứng chỉ hoạt động nếu cần thiết, trước khi ký hợp đồng hoặc phát hóa đơn.

Các quy định pháp lý về thành lập công ty xuất nhập khẩu hàng hóa

Đối với mã ngành đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu

Khi thành lập một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc đăng ký mã ngành kinh doanh là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần đảm bảo đăng ký đầy đủ và chính xác các ngành nghề liên quan đến xuất nhập khẩu cũng như các loại hàng hóa mà mình dự định tham gia. Mỗi loại hàng hóa, như nông sản, điện tử, thủy sản hay dược phẩm, đều có những yêu cầu riêng biệt về chứng chỉ xuất nhập khẩu, giấy phép bán lẻ, và vốn điều lệ tối thiểu phải đáp ứng theo quy định.

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các điều kiện này, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và hiểu rõ các quy định liên quan đến ngành nghề cụ thể của từng loại hàng hóa. Một lời khuyên cho các công ty xuất nhập khẩu là nên tập trung vào một số loại hàng hóa chủ đạo để giảm bớt khối lượng giấy tờ và thủ tục hành chính, từ đó tối ưu hóa quy trình hoạt động.

Trong trường hợp có yêu cầu về vốn pháp định, doanh nghiệp sẽ cần đăng ký mức vốn điều lệ lớn hơn hoặc bằng mức quy định. Ngược lại, nếu không có yêu cầu cụ thể về vốn, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với tình hình tài chính và khả năng của mình. Hơn nữa, các nhà đầu tư cần thực hiện đúng quy trình thành lập công ty theo quy định của pháp luật để hoàn tất thủ tục và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

3. Đối với vốn góp kinh doanh

Đối với các công ty xuất nhập khẩu, việc xác định số vốn điều lệ cần đăng ký là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Trước tiên, doanh nghiệp cần tiến hành một cuộc kiểm tra kỹ lưỡng để xác định các ngành nghề liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu có yêu cầu về vốn điều lệ theo quy định pháp luật hay không.

Nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký số vốn điều lệ lớn hơn hoặc bằng mức quy định. Ngược lại, trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể về vốn, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với tình hình tài chính và khả năng hoạt động của mình.

Ngoài ra, các nhà đầu tư cũng cần chú ý thực hiện đúng các thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật để đảm bảo rằng công ty được hoàn tất và hoạt động một cách hợp pháp và hiệu quả. Việc này không chỉ giúp tránh rắc rối về sau mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Kinh nghiệm khi thành lập công ty xuất nhập khẩu

Kinh nghiệm về hàng hóa

Trước khi bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc nghiên cứu sâu về ngành hàng bạn dự định tham gia là rất cần thiết. Như đã đề cập, không tuân thủ các quy định liên quan có thể dẫn đến những rắc rối nghiêm trọng. Hãy tham khảo kỹ lưỡng nghị định 69/2018/nđ-cp, nơi chứa đựng những quy định chi tiết về luật quản lý ngoại thương. Tùy thuộc vào loại sản phẩm và quy mô hoạt động, bạn cần cân nhắc mức vốn phù hợp, vì hoạt động xuất nhập khẩu thường đòi hỏi nguồn vốn lớn hơn so với các hoạt động sản xuất và thương mại trong nước.

Kinh nghiệm về kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết là bước không thể thiếu trước khi khởi nghiệp. Đầu tiên, hãy đánh giá tiềm năng của sản phẩm một cách kỹ lưỡng. Tiếp theo, nghiên cứu thị trường và xác định đối tượng khách hàng lý tưởng. Đừng quên chuẩn bị cho một môi trường cạnh tranh khốc liệt bằng cách xây dựng chiến lược marketing thông minh. Cuối cùng, hãy xác định kế hoạch tài chính và dự tính các chi phí hoạt động cho từng giai đoạn.

Kinh nghiệm về đăng ký tên công ty

Khi lựa chọn tên cho công ty, hãy đảm bảo rằng tên đó không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác và không vi phạm quy định pháp luật. Bạn có thể thêm các từ như “công ty tnhhxuất nhập khẩu” hoặc “công ty cổ phần xuất nhập khẩu” để khách hàng dễ dàng nhận diện. Tên công ty cũng có thể được viết bằng tiếng anh hoặc dưới dạng viết tắt để thuận tiện cho giao dịch.

Kinh nghiệm về địa chỉ đăng ký công ty

Khi mới thành lập, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng địa chỉ tạm thời, chẳng hạn như của người thân hoặc bạn bè, hoặc thuê văn phòng ảo. Tuy nhiên, địa chỉ công ty cần rõ ràng và chính xác, có thể sử dụng cho nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Kinh nghiệm về mức vốn điều lệ

Mức vốn tối thiểu để thành lập công ty phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và ngành nghề đăng ký. Nếu không có quy định cụ thể về mức vốn tối thiểu, bạn có thể tự quyết định mức vốn điều lệ dựa trên nhu cầu và khả năng tài chính của công ty.

Kinh nghiệm về góp vốn

Quy trình góp vốn cho công ty xuất nhập khẩu cần hoàn thành trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Vốn góp có thể bao gồm tiền mặt, ngoại tệ tự do chuyển đổi hoặc tài sản như bất động sản và ô tô.

Kinh nghiệm về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật có vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Việc lựa chọn người đại diện cần dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý để đảm bảo hiệu quả công việc.

Kinh nghiệm về đăng ký ngành nghề kinh doanh

Xác định rõ ngành nghề kinh doanh và xem xét xem ngành nghề đó có yêu cầu điều kiện kinh doanh hay không. Điều này sẽ ảnh hưởng đến mức vốn tối thiểu và các quy định liên quan.

Kinh nghiệm về đóng thuế và mở tài khoản ngân hàng

Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số để nộp thuế điện tử là rất quan trọng. Bạn cũng cần mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thực hiện các thủ tục liên quan.

Kinh nghiệm về xây dựng thương hiệu

Quá trình xây dựng thương hiệu cả truyền thống lẫn trực tuyến rất quan trọng để thu hút khách hàng và nâng cao uy tín cho công ty.

Kinh nghiệm về hiểu biết pháp luật và thị trường

Có kiến thức vững về pháp luật và thị trường sẽ giúp bạn tránh rủi ro và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp

Kinh nghiệm về huy động vốn

Xác định phương thức huy động vốn cho công ty, đặc biệt khi cần đầu tư để mở rộng hoạt động kinh doanh, là một yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững.

Bằng cách nắm vững những kinh nghiệm này, bạn sẽ có cơ sở vững chắc để