Hoàn thuế Giá trị gia tăng (GTGT) hay còn gọi là hoàn thuế VAT, là một nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ kế toán viên hay chủ doanh nghiệp nào cũng cần nắm vững. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình hoàn thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa dòng tiền, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bạn đang tìm hiểu hoàn thuế GTGT 2025 và muốn nắm rõ hồ sơ, thủ tục, quy trình hoàn thuế giá trị gia tăng cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp? Bài viết trên ACSTAX sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ A-Z, giải thích đầy đủ các bước cần chuẩn bị, các loại chứng từ, cũng như các vấn đề cần lưu ý để tránh sai sót khi làm thủ tục hoàn thuế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình hoàn thuế một cách nhanh chóng, chính xác và đúng pháp luật.

Hãy đọc tiếp để cập nhật thông tin mới nhất về hoàn thuế GTGT 2025 và tối ưu hóa quy trình tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

NỘI DUNG CHÍNH

1.Hồ sơ, thủ tục hoàn thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

Theo quy định của Luật Thuế Giá trị Gia tăng và các văn bản hướng dẫn hiện hành, người nộp thuế khi thực hiện thủ tục hoàn thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định. Hồ sơ này không áp dụng đối với các trường hợp hoàn thuế theo Điều ước quốc tế, Hiệp định tránh đánh thuế hai lần, hoặc hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào chưa khấu trừ hết khi doanh nghiệp giải thể, phá sản.

Hồ sơ hoàn thuế VAT bao gồm:

Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo Mẫu số 01/HT, được ban hành kèm theo Phụ lục I của Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Các tài liệu kèm theo (tùy từng trường hợp cụ thể) nhằm chứng minh đủ điều kiện hoàn thuế theo quy định pháp luật như sau:

TRƯỜNG HỢP	TÀI LIỆU KÈM THEO TRONG HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ HOÀN THUẾ GTGT
*1. Trường hợp hoàn thuế dự án đầu tư*	Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư đối với trường hợp phải làm thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
	Đối với dự án có công trình xây dựng: – Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/Quyết định giao đất/Hợp đồng cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền; – Giấy phép xây dựng.
	Bản sao Chứng từ góp vốn điều lệ
	– Bản sao Giấy phép kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện;– Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện; – Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép đầu tư kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định.
	Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC (trừ trường hợp người nộp thuế đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế)
	Quyết định thành lập Ban Quản lý dự án Quyết định giao quản lý dự án đầu tư của chủ dự án đầu tư Quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh/Ban quản lý dự án đầu tư (nếu chi nhánh, Ban quản lý dự án thực hiện hoàn thuế)
*2. Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu*			Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC (trừ trường hợp người nộp thuế đã gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế)
			Danh sách tờ khai hải quan đã thông quan theo mẫu số 01-2/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC đối với hàng hóa xuất khẩu đã thông quan
*3. Trường hợp hoàn thuế chương trình, dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) không hoàn lại*		3.1. Trường hợp vốn ODA không hoàn lại do chủ chương trình, dự án trực tiếp quản lý, thực hiện	– Bản sao Điều ước quốc tế/Thỏa thuận vốn ODA không hoàn lại/Văn bản trao đổi về việc cam kết và tiếp nhận vốn ODA không hoàn lại; – Bản sao Quyết định phê duyệt Văn kiện dự án, phi dự án/Quyết định đầu tư chương trình; – Văn kiện dự án hoặc Báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt(*)
			– Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ vốn sự nghiệp đối với chi sự nghiệp; – Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đối với chi đầu tư của chủ dự án.
			Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
			Bản sao văn bản xác nhận của cơ quan chủ quản chương trình, dự án ODA cho chủ chương trình, dự án về hình thức cung cấp chương trình, dự án ODA là ODA không hoàn lại thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT và việc không được ngân sách Nhà nước cấp vốn đối ứng để trả thuế GTGT(*)
			Trường hợp chủ chương trình, dự án giao một phần hoặc toàn bộ chương trình, dự án cho đơn vị, tổ chức khác quản lý, thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng vốn ODA không hoàn lại nhưng nội dung này chưa được nêu trong các tài liệu nêu trên thì phải có thêm Bản sao văn bản về việc giao quản lý, thực hiện chương trình, dự án ODA không hoàn lại của chủ chương trình, dự án cho đơn vị, tổ chức đề nghị hoàn thuế(*)
			Trường hợp nhà thầu chính lập hồ sơ hoàn thuế thì phải có thêm Bản sao hợp đồng ký kết giữa chủ dự án với nhà thầu chính thể hiện giá thanh toán theo kết quả thầu không bao gồm thuế GTGT(*)
		3.2. Trường hợp vốn ODA không hoàn lại do nhà tài trợ trực tiếp quản lý, thực hiện	– Bản sao Điều ước quốc tế/Thỏa thuận vốn ODA không hoàn lại/Văn bản trao đổi về việc cam kết và tiếp nhận vốn ODA không hoàn lại; – Bản sao Quyết định phê duyệt Văn kiện dự án, phi dự án/Quyết định đầu tư chương trình; – Văn kiện dự án hoặc Báo cáo nghiên cứu khả thi được phê duyệt(*)
			Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
			Trường hợp Nhà tài trợ chỉ định Văn phòng đại diện của nhà tài trợ hoặc tổ chức quản lý, thực hiện chương trình, dự án nhưng nội dung này chưa được nêu trong các tài liệu trên thì phải có thêm các tài liệu sau: Bản sao văn bản về việc giao quản lý, thực hiện chương trình, dự án ODA không hoàn lại của nhà tài trợ cho Văn phòng đại diện của nhà tài trợ hoặc tổ chức do nhà tài trợ chỉ định; Bản sao văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập Văn phòng đại diện của nhà tài trợ, tổ chức do nhà tài trợ chỉ định. (*)
			Trường hợp nhà thầu chính lập hồ sơ hoàn thuế thì còn phải có Bản sao hợp đồng ký kết giữa nhà tài trợ với nhà thầu chính/Bản tóm tắt hợp đồng có xác nhận của nhà tài trợ về hợp đồng ký kết giữa nhà tài trợ với nhà thầu chính, trong đó có các thông tin: số hợp đồng, ngày ký kết hợp đồng, thời hạn hợp đồng, phạm vi công việc, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, giá thanh toán theo kết quả thầu không bao gồm thuế GTGT. (*)
*4. Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn tiền viện trợ không hoàn lại không thuộc hỗ trợ phát triển chính thức*			Bản sao Quyết định phê duyệt văn kiện chương trình, dự án, khoản viện trợ phi dự án và văn kiện chương trình, dự án, phi dự án(*)
			Giấy đề nghị xác nhận chi phí hợp lệ vốn sự nghiệp đối với chi sự nghiệp và giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đối với chi đầu tư của chủ dự án (trường hợp tiếp nhận viện trợ không hoàn lại thuộc nguồn thu ngân sách Nhà nước)
			Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
5. Trường hợp hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn tiền viện trợ quốc tế khẩn cấp để cứu trợ và khắc phục hậu quả thiên tai tại Việt Nam			Bản sao Quyết định tiếp nhận viện trợ khẩn cấp để cứu trợ (trường hợp viện trợ quốc tế khẩn cấp để cứu trợ) hoặc Quyết định chủ trương tiếp nhận viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai và văn kiện viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai (trường hợp viện trợ quốc tế khẩn cấp để khắc phục hậu quả thiên tai) () () Người nộp thuế chỉ phải nộp các giấy tờ này đối với hồ sơ đề nghị hoàn thuế lần đầu hoặc khi có thay đổi, bổ sung.
			>Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào theo mẫu số 01-1/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
*6. Trường hợp hoàn thuế ưu đãi miễn trừ ngoại giao*			Bảng kê thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào dùng cho cơ quan đại diện ngoại giao theo mẫu số 01-3a/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Cục Lễ tân Nhà nước trực thuộc Bộ Ngoại giao về việc chi phí đầu vào thuộc diện áp dụng miễn trừ ngoại giao để được hoàn thuế
			Bảng kê viên chức ngoại giao thuộc đối tượng được hoàn thuế GTGT theo mẫu số 01-3b/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
*7. Hoàn thuế đối với ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế giá trị gia tăng cho khách xuất cảnh*			Bảng kê chứng từ hoàn thuế giá trị gia tăng cho người nước ngoài xuất cảnh theo mẫu số 01-4/HT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC
*8. Trường hợp hoàn thuế giá trị gia tăng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật*			Quyết định của cơ quan có thẩm quyền

2.Quy trình và thủ tục hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Theo Điều 32, Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế GTGT có thể được nộp theo hai hình thức:

Nộp điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nộp trực tiếp bản giấy tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.

Quy trình hoàn thuế GTGT được thực hiện theo 4 bước sau:

– Bước 1: Nộp hồ sơ hoàn thuế:

Người nộp thuế chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và lựa chọn hình thức nộp phù hợp:

Nộp online qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Nộp trực tiếp bằng bản giấy tại cơ quan thuế quản lý hoặc qua bưu điện.

– Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

Nếu hồ sơ hợp lệ → gửi Thông báo chấp nhận hồ sơ hoàn thuế (Mẫu 02/TB-HT).
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, có sai sót → yêu cầu bổ sung bằng Thông báo (Mẫu 03/TB-HT).
Nếu hồ sơ không thuộc đối tượng hoàn thuế → gửi Thông báo không được hoàn thuế (Mẫu 04/TB-HT).

– Bước 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế:

Cơ quan thuế tiến hành:

Kiểm tra, đối chiếu thông tin.
Thẩm định số thuế GTGT đề nghị hoàn.
Có thể yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc kiểm tra thực tế tại doanh nghiệp (nếu cần).

– Bước 4: Ra quyết định hoàn thuế

Căn cứ vào kết quả kiểm tra, cơ quan thuế xử lý như sau:

Nếu đủ điều kiện hoàn thuế → ban hành Quyết định hoàn thuế (Mẫu 01/QĐ-HT) và thực hiện hoàn trả số thuế GTGT vào tài khoản người nộp thuế.
Nếu không đủ điều kiện → ban hành Thông báo không được hoàn thuế (Mẫu 04/TB-HT), kèm lý do cụ thể.

* Lưu ý:

Người nộp thuế nên ưu tiên nộp hồ sơ hoàn thuế điện tử để tiết kiệm thời gian và dễ dàng theo dõi tiến trình.
Thời gian phản hồi ban đầu từ cơ quan thuế là 03 ngày làm việc, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ khi có yêu cầu.

4.Lưu ý quan trọng khi hoàn thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

Để quá trình hoàn thuế GTGT được thực hiện đúng quy định và tránh rủi ro kéo dài thời gian xử lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

a..Điều kiện để được hoàn thuế GTGT

Số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ tối thiểu phải từ 300 triệu đồng trở lên.

Với hoạt động xuất khẩu, cần chuẩn bị đầy đủ: hợp đồng, hóa đơn hợp lệ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tờ khai hải quan.

Với dự án đầu tư, doanh nghiệp phải góp đủ vốn điều lệ theo đăng ký kinh doanh mới đủ điều kiện xin hoàn thuế.

b.Hồ sơ hoàn thuế phải chính xác và đầy đủ

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm: giấy phép đầu tư, bảng kê hóa đơn chứng từ đầu vào, hợp đồng xuất khẩu, quyết định phê duyệt dự án.

Nếu nộp điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số hợp lệ và kê khai đầy đủ trên hệ thống thuế.

Nếu nộp bản giấy, các tài liệu sao y công chứng/chứng thực phải đầy đủ theo quy định.

c.Tuân thủ đúng quy trình nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nên ưu tiên nộp qua Cổng thông tin điện tử để thuận tiện theo dõi.

Trong vòng 03 ngày làm việc sau khi nộp, cần kiểm tra phản hồi từ cơ quan thuế để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu có yêu cầu.

d.Kiểm tra kỹ số liệu trước khi nộp

Đảm bảo tính chính xác và nhất quán giữa hóa đơn, bảng kê mua vào – bán ra, tờ khai thuế, hợp đồng, chứng từ thanh toán và tờ khai hải quan.

Sai sót hoặc thiếu nhất quán có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian giải quyết.

e.Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế

06 ngày làm việc đối với hồ sơ hoàn trước – kiểm sau.

40 ngày làm việc đối với hồ sơ kiểm trước – hoàn sau.

Trường hợp doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao, cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra thực tế trước khi ra quyết định.

f.Chủ động xử lý yêu cầu từ cơ quan thuế

Nếu có Thông báo bổ sung hồ sơ, cần bổ sung kịp thời để không gián đoạn quá trình hoàn thuế.

Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp nên xem xét nguyên nhân cụ thể, điều chỉnh và nộp lại để đảm bảo quyền lợi.

Việc theo dõi tiến độ và phản hồi nhanh chóng sẽ giúp quá trình hoàn thuế diễn ra thuận lợi hơn.

5.Giải đáp một số vấn đề thường gặp về hoàn thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

a.Cá nhân có được hoàn thuế GTGT không?

Thông thường, chỉ doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh mới thuộc diện được hoàn thuế GTGT theo quy định. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ:

Người nước ngoài mua hàng tại Việt Nam và xuất cảnh có thể được hoàn thuế.
Cá nhân thuộc diện miễn trừ ngoại giao cũng có thể được hoàn thuế GTGT.

b.Sau khi có quyết định hoàn thuế thì bao lâu nhận được tiền?

Sau khi ban hành Quyết định hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ thực hiện hoàn trả tiền trong vòng 03 ngày làm việc nếu hoàn qua ngân hàng.

Trường hợp cần xác minh bổ sung hoặc phát sinh vướng mắc, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 06 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định.

c.Hoàn thuế và khấu trừ thuế khác nhau như thế nào?

Hoàn thuế GTGT: Nhà nước trả lại số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết cho doanh nghiệp. Áp dụng chủ yếu trong các trường hợp: xuất khẩu, dự án đầu tư, hoặc các đối tượng đặc biệt được quy định.

Khấu trừ thuế GTGT: Doanh nghiệp tự bù trừ số thuế GTGT đầu vào với thuế GTGT đầu ra phải nộp. Nếu chưa khấu trừ hết, phần chênh lệch sẽ được chuyển sang kỳ sau.

d.Số tiền bao nhiêu thì được hoàn thuế GTGT?

Doanh nghiệp chỉ được hoàn thuế khi số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ từ 300 triệu đồng trở lên.

Nếu thấp hơn mức này, số thuế chưa khấu trừ sẽ được chuyển sang kỳ sau để tiếp tục khấu trừ, thay vì được hoàn bằng tiền.

Trên đây là những thắc mắc phổ biến trên, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định để áp dụng đúng và đảm bảo quyền lợi khi thực hiện hoàn thuế GTGT cũng như tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Quý Khách hàng cần tư vấn chi tiết hơn? Vui lòng liên hệ với ĐẠI LÝ THUẾ ACS để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả nhất!

Các dịch vụ chính của chúng tôi bao gồm: