Hệ số K cảnh báo giám sát hóa đơn điện tử là tham số quan trọng trong việc cảnh báo và giám sát hóa đơn điện tử, giúp phát hiện sớm tình trạng xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn. Năm 2023, hệ thống kiểm soát hóa đơn điện tử của Cục Thuế được nâng cấp với chức năng cảnh báo dựa trên hệ số K, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật về hóa đơn. Bài viết dưới đây ACS sẽ chia sẻ chi tiết về hệ thống cảnh báo giám sát hóa đơn điện tử theo hệ số K mới nhất cũng như những ảnh hưởng quan trọng từ chính sách này đến quản lý hóa đơn.
1. Hệ số K là gì?
Hệ số K là một hệ số cảnh báo giám sát hóa đơn được tính toán bằng K lần giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra với tổng giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị trị hàng hóa mua vào.
Theo Công văn 2392/TCT-QLRR năm 2023 về kiểm tra hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành, hệ số K có thể hiểu là một tham số/ngưỡng giới hạn được dùng để kiểm soát rủi ro liên quan đến việc xuất hóa đơn điện tử.
2. Hệ số K có ý nghĩa gì?
Hệ số K giúp cơ quan thuế phát hiện các trường hợp xuất hóa đơn vượt quá mức an toàn, có dấu hiệu gian lận hoặc xuất hóa đơn khống. Cụ thể:
- Kiểm soát rủi ro xuất hóa đơn khống: Hệ số K giúp phát hiện và ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn không đúng thực tế, tránh thất thu thuế cho Nhà nước.
- Giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Nếu hệ số K vượt ngưỡng an toàn do cơ quan thuế quy định, doanh nghiệp sẽ bị đưa vào diện giám sát, kiểm tra kỹ hơn.
- Đảm bảo minh bạch và chính xác trong kê khai thuế: Hệ số K là công cụ hỗ trợ kiểm tra, giúp doanh nghiệp kê khai thuế trung thực, hạn chế rủi ro vi phạm.
3. Cách tính hệ số K
Căn cứ theo Công văn 2392/TCT-QLRR năm 2023, hệ số K cảnh báo giám sát hóa đơn được tính theo công thức sau:
Công thức tính hệ số K:
| K | = | Tổng giá trị hàng hoá bán ra trên hóa đơn |
| Tổng giá trị hàng tồn kho + tổng giá trị trị hàng hóa mua vào trên hóa đơn |
Chú thích:
– K là tham số cảnh báo giám sát hóa đơn
– Tổng giá trị bán ra: là tổng giá trị hàng hóa bán ra chưa bao gồm thuế GTGT
– Tổng giá trị hàng tồn kho: là tổng giá trị hàng tồn kho
– Tổng giá trị trị hàng hóa mua vào: là tổng giá trị hàng hóa mua vào chưa bao gồm thuế GTGT
4. Hệ số K bao nhiêu là vượt ngưỡng?
Hiện tại, trong hệ thống pháp luật chưa có quy định cụ thể về một con số thống nhất nào làm ngưỡng giới hạn cho hệ số K áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp. Thay vào đó, mức ngưỡng này được xác định dựa trên ngành nghề kinh doanh cũng như chính sách quản lý của cơ quan thuế tại từng thời điểm khác nhau.
Ví dụ minh họa cho các ngưỡng hệ số K theo ngành nghề:
- Đối với ngành thương mại, hệ số K không nên vượt quá mức 2.
- Đối với ngành sản xuất, hệ số K được phép tối đa là 4
5. Những rủi ro doanh nghiệp gặp phải nếu vượt ngưỡng hệ số K
Theo Công văn 2392/TCT-QLRR năm 2023, khi doanh nghiệp có hệ số K cảnh báo giám sát hóa đơn vượt ngưỡng an toàn, cơ quan thuế sẽ:
- Cảnh báo và đưa doanh nghiệp vào danh sách giám sát về việc xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn.
- Tăng cường theo dõi, kiểm tra để phát hiện kịp thời các dấu hiệu bất thường hoặc hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử.
Nếu qua kiểm tra xác minh, cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp có hành vi xuất hóa đơn khống, vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp sẽ bị
- Buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp còn có thể bị xử lý theo các quy định pháp luật liên quan, bao gồm phạt hành chính, truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có hành vi gian lận thuế nghiêm trọng
6. Một số yếu tố ảnh hưởng đến hệ số K
Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ số K bao gồm:
- Tổng giá trị hàng hóa bán ra: Nếu doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn với giá trị bán ra lớn thì hệ số K có thể tăng, gây cảnh báo từ hệ thống thuế. Việc kiểm soát doanh thu bán hàng chính xác là rất quan trọng.
- Tổng giá trị hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho phản ánh mức độ tích trữ hàng hóa chưa bán ra. Hàng tồn kho quá lớn so với doanh thu bán ra có thể làm giảm hệ số K, hoặc ngược lại nếu hàng tồn kho thấp mà doanh thu lớn.
- Tổng giá trị hàng hóa mua vào: Giá trị nhập hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hệ số K cảnh báo giám sát hóa đơn, vì hệ số này phản ánh tỷ lệ giữa bán ra và mua vào. Nếu giá trị mua vào thấp so với bán ra, hệ số K sẽ tăng cao và có thể bị hệ thống thuế cảnh báo.
- Chu kỳ kinh doanh và thời điểm xuất hóa đơn: Thời gian giữa nhập hàng, tồn kho và xuất hóa đơn có thể làm biến động hệ số K do khác biệt về thời điểm ghi nhận các giá trị trên.
- Chính sách và quy định của cơ quan thuế: Cơ quan thuế có thể điều chỉnh ngưỡng cảnh báo hoặc cách tính hệ số K theo từng thời kỳ, ảnh hưởng đến kết quả giám sát.
7. Quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử theo hệ số K
Tổng cục Thuế đã triển khai chức năng trên ứng dụng hóa đơn điện tử nhằm kiểm soát chặt chẽ, ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống, với các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tự động so sánh giá trị hàng hóa bán ra
Hệ thống tự động so sánh và đối chiếu tổng giá trị hàng hóa bán ra trên hóa đơn với ngưỡng an toàn, được tính bằng hệ số K nhân với tổng giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị hàng mua vào.
Bước 2: Kiểm tra và đánh giá hệ số K
Dựa vào kết quả từ bước 1, cơ quan thuế đánh giá xem hệ số K có vượt ngưỡng cho phép hay không để xác định mức độ rủi ro.
Bước 3: Lập danh sách doanh nghiệp cần giám sát
Danh sách các doanh nghiệp có dấu hiệu phát sinh hóa đơn vượt ngưỡng an toàn sẽ được lập và đưa vào diện giám sát.
Bước 4: Tổ chức kiểm tra thực tế
Các đơn vị thuế địa phương sẽ tiến hành kiểm tra, thanh tra những doanh nghiệp trong danh sách giám sát.
Bước 5: Tổng hợp và báo cáo kết quả
Kết quả kiểm tra sẽ được các Chi cục Thuế tổng hợp và báo cáo về Cục Thuế để theo dõi, điều chỉnh chính sách và nâng cao hiệu quả quản lý.
8. Cách giải trình hệ số K thuế
Khi hệ số K giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra và tổng giá trị hàng tồn kho, hàng mua vào xuất hiện chênh lệch bất thường, doanh nghiệp cần tiến hành giải trình theo các bước sau:
Kiểm tra đối chiếu hóa đơn mua vào với tờ khai thuế GTGT
- Đối chiếu toàn bộ hóa đơn mua vào đã kê khai trên tờ khai thuế với bảng kê hóa đơn đầu vào để phát hiện sai sót hoặc bỏ sót.
- Xác định nguyên nhân gây chênh lệch như khai thiếu hóa đơn, khai không đúng kỳ, hoặc hóa đơn điều chỉnh chưa được cập nhật đầy đủ.
- Lưu ý các trường hợp hóa đơn hàng trả lại, giảm giá, hoặc chiết khấu thương mại chưa được khai đúng kỳ.
Đối chiếu hóa đơn bán ra với tờ khai thuế GTGT:
- So sánh hóa đơn bán ra đã khai với bảng kê hóa đơn đầu ra nhằm phát hiện những sai lệch.
- Phân tích các nguyên nhân chênh lệch phổ biến gồm khai thiếu hóa đơn, khai sai kỳ, hóa đơn điều chỉnh chưa được cập nhật.
- Kiểm tra việc gửi mẫu báo cáo hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế đúng thời hạn.
Lập công văn giải trình chi tiết:
- Ghi rõ các nguyên nhân cụ thể khiến hệ số K không khớp, kèm theo chứng từ, hóa đơn hoặc biên bản liên quan.
- Giải thích những trường hợp đặc biệt như hóa đơn lập vào thời điểm đối soát, hoặc các phát sinh trong quá trình điều chỉnh hóa đơn.
- Đề xuất các biện pháp khắc phục nếu cần, như điều chỉnh tờ khai thuế hoặc bổ sung chứng từ.
Lưu giữ hồ sơ đầy đủ và chính xác:
- Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hóa đơn và báo cáo liên quan để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.
- Luôn cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử và thuế GTGT để kịp thời điều chỉnh quy trình nội bộ.
Nếu các bạn có gì thắc mắc vui lòng liên hệ ACS để được hỗ trợ nhé!
Đại Lý Thuế AcsTax
