Hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau, thực tế hoạt động thương mại mua bán hàng hóa của doanh nghiệp có thể xảy ra tình huống hóa đơn của hàng hóa về trước nhưng hàng hóa về sau, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thường xuyên có hoạt động mua bán, nhập khẩu hàng hóa. Nhiều kế toán bối rối xử lý hạch toán trong trường hợp này.
1. Chứng từ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau
Khi hóa đơn về trước hàng hóa, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào các chứng từ sau để xác định đúng thời điểm và hạch toán chính xác:
- Hợp đồng mua bán: Đây là chứng từ quan trọng, trong đó cần ghi rõ các điều khoản như thời điểm giao hàng và thời điểm phát hành hóa đơn. Hợp đồng cũng quy định rõ trách nhiệm của bên bán và bên mua đối với việc giao nhận hàng hóa.
- Phiếu xuất kho và phiếu vận chuyển: Các chứng từ này sẽ xác nhận thời điểm giao hàng và khi hàng hóa thực sự được chuyển giao từ bên bán sang bên mua. Phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp biết được rằng hàng hóa đã được chuyển từ kho của nhà cung cấp.
- Phiếu nhập kho: Đây là chứng từ quan trọng để xác nhận thời điểm hàng hóa đã thực sự vào kho của doanh nghiệp. Phiếu nhập kho sẽ được lập sau khi hàng hóa đã được giao và kiểm kê.
- Chứng từ chuyển tiền: Nếu có thanh toán trước khi hàng hóa về, chứng từ chuyển tiền hoặc biên lai thanh toán sẽ được ghi nhận.
2. Hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau
Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp thường gặp phải tình huống có hóa đơn từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa về và chưa nhập kho. Trong trường hợp này, việc hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau cần phải thực hiện theo các bước sau để đảm bảo chính xác và phù hợp với quy định
2.1. Hạch toán khi nhận hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho
Cuối kỳ kế toán, khi nhận được hóa đơn mua hàng mà hàng hóa chưa về nhập kho, doanh nghiệp cần làm như sau:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi nhận như sau:
* Đối với DN kê khai theo phương pháp khấu trừ
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112,…
* Đối với DN kê khai theo phương pháp trực tiếp
Nợ TK 151- Tổng giá thanh toán
Có TK 331,111,112…
2.2. Hạch toán khi hàng hóa về nhập kho
Khi hàng hóa về nhập kho trong kỳ sau, kế toán cần thực hiện các bút toán như sau (căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho):
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
2.3. Hạch toán hàng hóa mua về không nhập kho và giao thẳng cho khách hàng
Trường hợp sang tháng sau hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi, hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
2.4. Hạch toán hàng hóa nhập kho bị hao hụt
Trường hợp hàng mua về sau bị hao hụt, mất mát kế toán cần căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
3. Ví dụ hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau
Kế toán có thể xem xét các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau:
Ví dụ 1:
Ngày 01/12/2022: Công ty ABC có địa điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh ký hợp đồng mua lô hàng máy cắt kim loại làm hàng hóa với Công ty XYZ có địa điểm tại Hà Nội. Theo hợp đồng kinh tế ký giữa 2 bên thì hàng hóa sẽ được ABC nhận tại kho của XYZ vào ngày 28/12/2022.
Theo đúng hợp đồng, ngày 28/12/2022, ABC nhận đủ lô hàng nêu trên tại kho của XYZ tại Hà Nội với trị giá chưa thuế GTGT là: 1.080.000.000 đồng, thuế GTGT là: 86.400.000 đồng. Thời hạn thanh toán của lô hàng này là vào ngày 07/01/2023 do vậy tại thời điểm nhận hàng ABC cũng chưa thanh toán cho XYZ.
- Hóa đơn điện tử của lô hàng đã được kế toán của XYZ gửi cho ABC đúng ngày 28/12/2022 theo hợp đồng qua thư điện tử.
- Thời gian vận chuyển của lô hàng từ Hà Nội về Thành phố Hồ Chí Minh cần 4 ngày, do vậy đến ngày 01/01/2023, ABC mới có thể kiểm đếm và nhập kho toàn bộ hàng tại kho của ABC ở Thành phố Hồ Chí Minh.
- Ngoài ra: Công ty ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hướng dẫn hạch toán:
Với lô hàng máy cắt kim loại đang trên đường vận chuyển về kho của ABC thì kế toán xử lý như sau:
Bước 1: Ngày 28/12/2022, khi nhận được hóa đơn từ XYZ, kế toán của ABC đối chiếu với hợp đồng đang ký và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ: Hàng mua đang đi đường.
- Lưu ý: Bước này kế toán chưa ghi sổ mà chỉ lưu hóa đơn vào hồ sơ.
Bước 2: Cuối tháng, tại ngày 31/12/2022 hàng vẫn chưa về đến kho của ABC thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng mà XYZ đã gửi cho ABC và đối chiếu với hợp đồng kinh tế giữa 2 bên, kế toán hạch toán:
Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng
Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng
Có TK 331: 1.166.400.000 đồng (Chi tiết: Phải trả cho Công ty XYZ)
Bước 3: Sang ngày 01/01/2023: Hàng về nhập kho và kiểm đếm xong, kế toán căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:
Nợ TK 156: : 1.080.000.000 đồng
Có TK 151: 1.080.000.000 đồng
Ví dụ 2:
Cũng theo ví dụ 1 nêu trên, nhưng ngày 01/01/2023, ABC không nhập kho lô hàng máy cắt kim loại, mà chuyển bán thẳng toàn bộ lô hàng cho Công ty HGF theo hợp đồng kinh tế đã ký trước đó với giá bán chưa thuế GTGT: 1.500.000.000 đồng, thuế GTGT: 150.000.000 đồng. HGF chưa thanh toán. Lô hàng đã được bàn giao đầy đủ và chính xác cho HGF vào ngày 01/01/2023 và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu của ABC.
Hướng dẫn hạch toán:
Với trường hợp hàng đang đi đường, tuy nhiên không về nhập kho mà giao bán thẳng cho khách hàng, đúng theo hướng dẫn của chế độ kế toán, kế toán của ABC thực hiện hạch toán như sau:
Bước 1: Ngày 28/12/2022: Kế toán vẫn thực hiện như ví dụ 1 là lưu hồ sơ vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”.
Bước 2: Cuối tháng (ngày 31/12/2022), kế toán vẫn hạch toán giống như bước 2 của như ví dụ 1 như sau:
Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng
Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng
Có TK 331: 1.166.400.000 đồng
Bước 3: Hạch toán doanh thu và giá vốn của lô hàng máy cắt kim loại nêu trên:
- Hạch toán giá vốn:
Nợ TK 632: 1.080.000.000 đồng
Có TK 151: 1.080.000.000 đồng
- Hạch toán doanh thu:
Nợ TK 131: 1.650.000.000 đồng (Chi tiết: Phải thu của Công ty HGF)
Có TK 511: 1.500.000.000 đồng
Có TK 3331: 150.000.000 đồng
Nếu các bạn có gì thắc mắc vui lòng liên hệ ACS để được hỗ trợ nhé!
Đại Lý Thuế AcsTax
